1. Kapsam ve Amaç
Bu prosedür, belgelendirilmiş bir personelin, belgelendirme programının şartlarına uygunluğunun izlenmesi ile belgenin vize edilmesi ve geçerlilik süresi sonunda yenilenmesi amacıyla uygulanacak faaliyetleri ve sorumlulukları kapsar.
2. Tanımlar
Gözetim:
Belgelendirilmiş kişinin belgelendirme programının şartlarına uygunluğunun belirli periyotlarla izlenmesi.
3. Uygulama
Belge almaya hak kazanmış bir adayın belgesinin geçerliliğini sürdürebilmesi için belirlenmiş şartları karşılaması gerekmektedir. Bu şartlar, her Ulusal Yeterlilikte ayrı ayrı tanımlanmıştır. Bu şartların adaylara bildirilmesi, hem başvuru sırasında kendilerine verilen, hem de web sitemizde yayınlanmakta olan Belgelendirme Programı ile sağlanır.
İlgili Ulusal Yeterlilik ile belirlenen dönemlerde ve yine Ulusal Yeterlilik ile belirlenen gözetim evrakları, belgenin geçerlilik süresinin dolmasına en az 1 ay kala adaylardan istenir.
Hangi kişiden hangi evrakların isteneceği belgelendirme sırasında oluşturulmuş olan kayıtlardan yola çıkarak tespit edilir. Belgelendirilmiş kişilerden gelen gözetim evrakları Belgelendirme Müdürü tarafından uygunluk değerlendirmesi açısından incelenir. Karar, uygunluk yönünde ise belge vize edilir ve geçerlilik süresi işlemeye devam eder. Bu durum belgelendirilmiş kişiye e-posta yoluyla bildirilir. Eğer karar uygun değilse belge askıya alınır. Belgenin askıya alındığı hem e-posta ile belgelendirilmiş kişiye bildirilir, hem de web sitemiz üzerinden üçüncü kişilere ilanen duyurulur.
Belgenin geçerlilik süresinin dolmasına 1 ay kala veya MYK’nın yeniden belgelendirmeyi gerektirecek şekilde ilgili programda değişiklik yapması durumunda, belgelendirilmiş kişi SMS veya e-posta yoluyla bilgilendirilerek, belge yenileme işlemleri için davet edilir. Belgelendirilmiş kişi süresi içinde başvuruda bulunmazsa, belge askıya alınır veya iptal edilir. Geçerlilik süresi içinde bir belge sahibi, belge askıya alınmış olsa dahi belge yenileme talebinde bulunabilir.
Belgelendirilmiş kişi, sahip olduğu sertifikayı aynen yenileme talebinde bulunabileceği gibi eğer imkan var ise kapsam genişletme veya kapsam daraltma şekilde de başvuru yapabilir. Belge yenileme sınavlarının içeriğine ait şartlar Ulusal Yeterliliklerde belirlenmiştir. Ölçme, değerlendirme ve belgelendirme süreçleri açısından yenileme sınavları ile ilk belgelendirme sınavları arasında bir fark bulunmamaktadır.
Belgelendirilmiş kişiler hakkında firmamıza iletilen şikayet ve bildirimler de gözetim faaliyetleri kapsamında değerlendirilir. İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü kapsamında değerlendirilen bu şikayet ve bildirimlere göre gerek görülmesi durumunda adaydan savunma talep edilebilir ve aday yeniden belgelendirme için davet edilebilir.
Bir belgenin hangi durumlarda askıya alınacağı veya iptal edileceği, Belge Askıya Alma ve İptal Prosedürü ile açıklanmıştır. Gözetim ve vize kayıtları, bilgisayar üzerinde oluşturulan ilgili bölüme işlenir.
4. Yetki ve Sorumluluklar
Belgelendirilmiş adaylardan gözetim evraklarının talep ve temin edilmesi Sekreter’in belge vize işleminin yapılması ise Belgelendirme Müdürü’nün sorumluluğundadır. Adaydan gözetim faaliyeti sonucunda savunma talep etme veya adayı yeniden belgelendirme için davet etme kararları, belgelendirme karar vericisinin sorumluluğundadır.